Decodificando seu W-2 - Não mexa com impostos

Decodificando seu W-2 – Não mexa com impostos

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Jovem no chão trabalhando nas finanças

Antes de poder registrar seus impostos, você precisa de algumas declarações fiscais. A chave entre eles para a maioria de nós é o W-2. Aqui está uma olhada – e há muito – neste documento.

Os impostos são todos sobre os números. Isso inclui os nomes numéricos dos documentos fiscais.

Para os contribuintes que recebem salário, a forma mais importante é o W-2 que eles recebem cedo (espero!) A cada ano. Oficialmente intitulado Declaração de salários e impostos, possui (fiel ao seu nome) os detalhes sobre ganhos e impostos pagos durante o ano fiscal passado.

Este formulário é o ponto de partida para calcular qualquer imposto que você deve ou quanto de reembolso você recebe. E se você é um trabalhador assalariado ou remunerado, não pode preencher e enviar sua declaração anual sem ela.

W-2 por que e quando: Os W-2s são enviados pelos empregadores aos funcionários, bem como copiados para a Receita Federal e para a Administração da Previdência Social. Os empregadores devem enviar pelo correio ou entregar em mãos o Formulário W-2 para os ganhos do ano fiscal anterior até 31 de janeiro.

Os formulários W-2 geralmente são emitidos quando seus ganhos são pelo menos US $ 600. Mas mesmo que você não tenha ganho muito, se sua empresa reteve qualquer imposto de renda, previdência social ou Medicare, deve enviar um W-2.

Todo empregador enviará a você, se necessário, um W-2. Portanto, se você trabalhou em vários empregos assalariados, espere uma declaração anual de ganhos de cada um.

Em muitos casos, ele chegará como o documento oficial W-2 criado pelo IRS e na foto abaixo.

Versão do ano fiscal de 2019 do formulário W-2 Cópia B

No entanto, algumas empresas ou os serviços externos de folha de pagamento que eles usam criam seus próprios formulários W-2 substitutos. Tudo bem com o IRS, desde que os documentos contenham todas as informações que estão no formulário oficial.

Dados de identificação W-2: As primeiras entradas no seu W-2 são identificadores, não apenas vocês, mas também a empresa que pagou os salários.

Nas caixas codificadas com letras minúsculas de a a f, você encontrará:

uma – O seu número de Seguro Social. Verifique se está correto! Caso contrário, você deve informar seu chefe AGORA e solicitar uma declaração de ganhos corrigida, conhecida como W-2c.
b – O número de identificação do empregador da empresa pagadora (EIN). Esta é a versão comercial de nossos números individuais de Seguro Social.
c – O nome, endereço e código postal do pagador. Esta é a sede legal da sua empresa. Pode ou não ser onde você realmente vai trabalhar.
d – A caixa do número de controle é onde sua empresa digita esse código, E se ele usa esse sistema de rastreamento interno. Em muitos casos, as empresas não se preocupam com isso, então essa caixa pode ficar em branco.
e – Seu nome como mostra os registros da folha de pagamento da sua empresa.
f – Seu endereço completo.

Novamente, se você encontrar um erro nessas caixas, informe seu chefe o mais rápido possível.

Ampla variedade de informações sobre ganhos: Para a maioria dos arquivadores, tudo o que é necessário de um W-2 para fins de registro anual de impostos é quanto foi feito e quanto foi retido no imposto de renda.

Mas, para uma forma relativamente curta, o W-2 está repleto de muitas outras informações.

Você encontrará no formulário, por exemplo, informações sobre os benefícios no local de trabalho. Especificamente, mostra se você foi reembolsado da sua conta de gastos flexíveis em cuidados dependentes ou, mostrado como uma quantia em dólares, o valor dos serviços de cuidados dependentes fornecidos pelo seu empregador. Valores abaixo de US $ 5.000 são benefícios não tributáveis.

E se você receber gorjetas como parte de seu emprego, seu W-2 mostrará a receita de gorjeta que você informou ao seu empregador ao longo do ano. Na mesma área de ganhos, o formulário mostrará qualquer receita de gorjeta que um empregador aloque para os funcionários.

Esses e outros valores relacionados à remuneração, tributáveis ​​e não tributáveis, são detalhados na demonstração do salário anual. No formulário do IRS, eles são mostrados como caixas e nos W-2s substitutos geralmente ainda chamados de caixas, mesmo que tecnicamente sejam apenas linhas em uma folha impressa.

E cada versão também explica o que está em cada caixa através de um sistema de números e letras.

Você encontrará os códigos nas letras miúdas nas costas de suas cópias W-2 ou, geralmente, em uma página separada, se receber uma declaração de ganhos alternativa.

Se você não deseja desenterrar o formulário (e uma lupa), aqui, em uma fonte um pouco maior, estão os códigos das caixas e o que eles significam:

Caixa 1 – O valor que você ganhou e que informa no Formulário 1040. Para a maioria dos trabalhadores assalariados, são os salários. Mas é também onde qualquer outra compensação que você possa ter recebido, como benefícios adicionais tributáveis, é contabilizada. No entanto, não inclui itens isentos de impostos, como suas contribuições antes de impostos para planos de aposentadoria ou outros benefícios similares no local de trabalho

Caixa 2 – Quanto do imposto de renda federal foi retido nos seus ganhos. É isso que, no seu 1040, você subtrai (juntamente com outros pagamentos de impostos) do valor do imposto devido para ver se você deve mais ou recebe retenções na fonte como reembolso de imposto. Isso também foi o que causou muitos problemas para as pessoas quando registraram seus impostos pelo primeiro ano em que a Lei de Cortes e Empregos de Impostos (TCJA) estava em vigor. As muitas mudanças na lei de reforma tributária fizeram com que algumas pessoas ficassem em aberto e acabassem devendo impostos no momento da declaração. Se isso acontecer este ano, ou mesmo se você estiver recebendo um reembolso, deve ajustar sua retenção na fonte.

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Caixa 3 – Seu salário total que estava sujeito ao imposto da Seguridade Social. Esse valor leva em consideração as deduções da folha de pagamento que não faziam parte do valor da Caixa 1, portanto, para a maioria de nós, provavelmente é maior do que o mostrado nessa caixa. No entanto, se você receber um salário de seis dígitos, ele poderá ser menor que a Caixa 1. Isso ocorre porque a base salarial da Seguridade Social limita o valor dos ganhos sujeitos aos impostos dos benefícios de aposentadoria. Em 2019, isso foi de US $ 132.900. Os ganhos acima desse limite não estão sujeitos ao imposto da previdência social.

Salário de administração de previdência social aumento anual

Caixa 4 – Total de impostos da Seguridade Social retidos no ano. Os impostos que financiam esses futuros benefícios de aposentadoria do governo são calculados à taxa fixa de 6,2%. A quantia aqui, portanto, é de 6,2% do que está na Caixa 3. Mas, como existe um teto salarial do Seguro Social nesse imposto, o máximo que deve estar nessa caixa para 2019 é de US $ 8.239,80 (a matemática é de US $ 132.900 x 6,2%).

Caixa 5 – O Medicare é o outro componente dos impostos da Lei Federal de Contribuições de Seguros (FICA) e o valor de seus ganhos sujeitos a esse imposto é mostrado aqui. Como seu parceiro fiscal do FICA, o Social Security, não há deduções nos seus ganhos com o Medicare. Portanto, tudo o que você faz está sujeito ao imposto do Medicare e é mostrado aqui. Se você ganhou mais de US $ 125.000 como um único arquivador ou US $ 250.000 como um contribuinte casado, o valor aqui também pode precisar ser relatado no Formulário 8959, Imposto adicional do Medicare, para calcular o imposto adicional de 0,9% devido.

Caixa 6 – Esse é o valor em dólares dos impostos do Medicare que foram retidos de seus ganhos. Como, diferentemente dos impostos da Previdência Social, não há limite de ganhos para os impostos do Medicare, portanto, o imposto normal do Medicare de 1,45% é calculado sobre esse valor total na Caixa 5. Esse valor retido para a cobertura médica do aposentado é mostrado na Caixa 6.

Caixa 7 – Dicas de previdência social são as gratificações que você – como lembrado (plugue sem vergonha) nas dicas da barra lateral do blog dos antigos – relatou por volta do dia 10 de cada mês ao seu empregador. Se você não fez isso, essa caixa ficará em branco. Observe, no entanto, que as dicas não relatadas ainda são um lucro tributável.

Casa 8 – Esse valor é qualquer dica que seu chefe tenha atribuído a você. Esse valor também é o motivo pelo qual você precisa manter bons registros de suas dicas. Você deve informar pelo menos o valor na Caixa 8 em sua declaração de imposto, a menos que possa provar que recebeu um valor menor. Se você possui registros que mostram a quantidade real de dicas recebidas, relate esse valor, mesmo que seja mais ou menos que as dicas alocadas. Não negligencie os relatórios e pague impostos nas dicas. Esses valores são creditados nos seus futuros benefícios do Seguro Social.

Caixa 9 – Esta caixa está em branco no W-2 2019. Em anos anteriores, o IRS o utilizou como o local para um código de verificação criado para ajudar a conter registros de declarações fiscais falsas e fraudes de reembolso. Esse programa piloto foi descontinuado. Mas quando a lei tributária mudou para exigir que os empregadores obtenham informações ao IRS mais cedo (em 31 de janeiro, o mesmo que os dados de ganhos são devidos aos funcionários), a agência decidiu que o código não era mais necessário.

Caixa 10 – Aqui é onde você encontrará a quantidade de benefícios de assistência dependente (mencionados anteriormente) que seu empregador pagou a você ou incorreu em seu nome. Esse valor é o total de benefícios de assistência, incluindo aqueles que são mais do que a exclusão de benefícios não tributáveis ​​de US $ 5.000. Qualquer excesso dessa exclusão faz parte dos valores das Caixas 1, 3 e 5. Você pode precisar preencher o Formulário 2441, Despesas de assistência a crianças e dependentes, para calcular quaisquer valores tributáveis ​​e não tributáveis.

Caixa 11 – Esse é o valor que você recebeu como distribuição do plano de compensação diferida não qualificada (NQDC) do seu empregador. Este não é um plano qualificado, como o 401 (k). Geralmente, um acordo entre você e seu empregador sobre quando você receberá uma compensação em algum momento futuro. Por meio dos planos do NQDC, os empregadores podem oferecer bônus, salários e outros tipos de remuneração. Este valor é tributável.

Caixa 12 – Esta é a divertida caixa W-2. É essencialmente uma área abrangente onde são inseridos diversos valores. Devido aos muitos tipos de renda, tributáveis ​​ou não, que podem ser encontrados aqui, existem quatro sub-linhas da Caixa 12, mostradas como 12a, 12b, 12c e 12d.

Voltaremos ao que tudo pode aparecer na Caixa 12 em um minuto. Eu prometo.

Mas como existem apenas mais algumas caixas numeradas, vamos terminar de examiná-las.

Caixa 13 – Aqui você verá três pequenas caixas de seleção. Seu chefe marcará quais se aplicam a você.

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O primeiro será verificado se você for um funcionário estatutário, ou seja, um trabalhador cujos ganhos estão sujeitos aos impostos do Seguro Social e do Medicare, mas não à retenção do imposto de renda federal.

A segunda caixa revela se você participou do plano de aposentadoria de seu empregador durante o ano. Se essa caixa estiver marcada, limites especiais podem ser aplicados à quantidade de contribuições tradicionais do IRA que você pode deduzir. Ver Pub. 590-A, Contribuições para acordos de aposentadoria individuais (IRAs).

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A terceira caixa indica se você recebeu subsídio por doença sob a apólice de seguro de terceiros do seu empregador.

Caixa 14 – Ah, a sempre popular caixa “Outros”. Aqui, os empregadores podem relatar informações como impostos estaduais de seguro de invalidez retidos, quotas sindicais, pagamentos uniformes, prêmios de seguro de saúde deduzidos, renda não tributável, pagamentos de assistência educacional ou subsídio paroquial e serviços públicos pagos a um membro do clero.

Além disso, os empregadores de ferrovias usam essa caixa para informar compensação de aposentadoria de ferrovia (RRTA), imposto de Nível 1, imposto de Nível 2, imposto de Medicare e imposto adicional de Medicare.

Caixas 15 a 20 – Essas são as áreas de relatório relacionadas aos impostos estaduais e locais. Nestas caixas, você encontrará informações exigidas pelo estado sobre seu empregador e o valor de seus salários que estão sujeitos aos impostos do seu estado e, quando aplicável, da jurisdição local. Também mostra quanto desses impostos estaduais e locais você reteve.

Caixa 12 explicações alfabéticas: OK, como prometido alguns parágrafos anteriormente, voltamos à Caixa 12 e a todos os valores relacionados à renda que poderiam ir até aqui.

Para diferenciar as possíveis entradas W-2, o IRS criou um sistema de código alfabético, desta vez em letras maiúsculas, para explicar os valores na Caixa 12. Eles estão abaixo, conforme mostrado no formulário do IRS, juntamente com alguns links para posts anteriores e minhas anotações em itálico.

Respire fundo. Há um monte. Muito.

UMA – Imposto de segurança social ou aposentadoria ferroviária (RRTA) não cobrado em gorjetas. Inclua esse imposto no formulário 1040.

B – Imposto não cobrado pelo Medicare sobre gorjetas. Inclua esse imposto no formulário 1040.

C – Custo tributável do seguro de vida em grupo, superior a US $ 50.000. Isso está incluído nas caixas 1, 3 (até a base salarial da Previdência Social) [which was $ $132,900 in 2019 and $137,700 in 2020]) e 5.

D – Diferimento eletivo para uma seção 401 (k) em dinheiro ou acordo diferido. Também inclui diferimentos em uma conta de aposentadoria SIMPLES que faz parte de um acordo da seção 401 (k). Esse valor não é tributável.

E – Diferimentos eletivos nos termos de um contrato de redução de salário da seção 403 (b). Esse valor não é tributável.

F – Diferimentos eletivos sob uma seção 408 (k) (6) SEP de redução de salário. Esse valor não é tributável.

G – Diferimentos eletivos e contribuições do empregador (incluindo diferimentos não seletivos) para um plano de remuneração diferida da seção 457 (b). Esse valor não é tributável.

H – Diferimentos eletivos para um plano de organização isenta de impostos da seção 501 (c) (18) (D). Consulte as instruções do formulário 1040 para saber como deduzir esse valor.

J – Prestações por doença não tributável (apenas informações, não incluídas nas casas 1,3 ou 5).

K – 20% de imposto especial sobre os pagamentos em excesso de paraquedas em ouro. Se você recebeu um pagamento em excesso de paraquedas (EPP), deverá pagar um imposto de 20% sobre ele. Se você recebeu um formulário 1099-MISC em conexão com o EPP, o imposto é 20% do EPP mostrado na caixa 13.

eu – Reembolsos substanciais de despesas comerciais de funcionários (não tributáveis).

Pilha de documentos acessados ​​por mulher em uma escadaM – Imposto de segurança social não cobrado ou RRTA sobre custo tributável de seguro de vida em grupo superior a US $ 50.000 (somente ex-funcionários). Consulte as instruções do formulário 1040.

N – Imposto não cobrado pelo Medicare sobre custo tributável de seguro de vida em grupo superior a US $ 50.000 (apenas ex-funcionários). Esse valor deve ser incluído como parte do seu imposto total no Formulário 1040.

P – Reembolsos de despesas móveis excluídos, pagos diretamente a um membro das Forças Armadas dos EUA (não incluídas nas caixas 1, 3 ou 5). Observe que isso agora está limitado a realocações de pessoal militar.

Q – Pagamento de combate não tributável. Esse valor é importante quando membros do exército calculam seu valor potencial de Crédito ao imposto sobre rendimentos auferidos (EITC).

R – Contribuições do empregador para sua conta de poupança médica da Archer (MSA). Relatório sobre o Formulário 8853, Archer MSAs e contratos de seguro de assistência a longo prazo.

S – Contribuições para redução de salário dos funcionários de acordo com o plano SIMPLE da seção 408 (p) (não incluído na caixa 1).

T – Benefícios de adoção (não incluídos na caixa 1). Preencha o Formulário 8834, Despesas qualificadas de adoção, para calcular quaisquer valores tributáveis ​​e não tributáveis.

V – Rendimentos decorrentes do exercício de opções de ações não estatutárias (incluídas nas caixas 1, 3 (até a base salarial da Previdência Social) e 5). Ver Pub. 525, Renda tributável e não tributável, para requisitos de relatório.

W – Contribuições do empregador (incluindo valores que o funcionário elegeu para contribuir usando um plano da seção 125 (lanchonete)) na sua conta de poupança de saúde. Relatório no formulário 8889, Contas de poupança de saúde (HSAs).

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Y – Diferidos de acordo com um plano de remuneração diferida não qualificado da seção 409A.

Z – Renda de acordo com um plano de remuneração diferida não qualificado que não satisfaça a seção 409A. Esse valor também está incluído na caixa 1. Está sujeito a um imposto adicional de 20% mais juros. Consulte as instruções do formulário 1040.

AA – Roth 401 (k) contribuições para planos de aposentadoria. Uma vez que estes são feitos com dinheiro após impostos, o montante está incluído no total de 1 caixa do salário.

BB – Roth 403 (b) contribuições do plano de aposentadoria para funcionários de escolas públicas, organizações isentas de impostos e certos ministros. Uma vez que estes são feitos com dinheiro após impostos, o montante está incluído no total de 1 caixa do salário.

DD – Custo da cobertura de saúde patrocinada pelo empregador. O valor do DD anotado não é tributável.

EE – Contribuições designadas de Roth sob um plano governamental da seção 457 (b). Esse valor não se aplica às contribuições de um plano da seção 457 (b) da organização isenta de impostos. Uma vez que estes são feitos com dinheiro após impostos, o montante está incluído no total de 1 caixa do salário.

FF – Benefícios permitidos sob um acordo qualificado de reembolso de saúde para pequenos empregadores

GG – Rendimentos de ações qualificadas de acordo com a seção 83 (i)

HH – Adiamentos agregados sob as eleições da seção 83 (i) a partir do final do ano civil

Ufa! O alfabeto inteiro e depois alguns.

Códigos Box 12 mais populares: Para a maioria de nós, os códigos da Caixa 12 que mais importam são:

Código D: Se você contribuir com um plano de contribuição definida para 401 (k) ou outro local de trabalho, os valores que você colocou nessa conta de aposentadoria no ano passado são indicados por este código. É uma boa maneira de acompanhar quanto você está contribuindo no trabalho para sua aposentadoria. Embora não sejam tributáveis, esses valores geralmente estão incluídos nas caixas 3 e 5.

Código DD: Esse é o valor atribuível a outro benefício no local de trabalho, o seguro de saúde patrocinado pelo empregador. Esse valor pode ser reportado de acordo com a Affordable Care Act, geralmente chamada de Obamacare, mas, como o W-2 observa em negrito, você não deve impostos. Este valor é apenas para sua informação. A única outra vez que você ouve esse valor é quando seu chefe explica que seu aumento é menor do que o desejado, porque a empresa já está pagando uma grande parte de sua cobertura médica.

Código P: Esse código costumava ser mais amplamente usado, mas não está mais disponível para pessoas que não são militares. Agora, apenas o pessoal de serviço pode obter uma redução de impostos para despesas de realocação.

Destinos de cópia W-2: Estamos quase terminando. Eu prometo (de novo).

Você deve obter várias cópias do seu W-2. Eles podem ser impressos em um formulário longo ou em páginas separadas.

Aqui está o que as cópias significam e o que você deve fazer com elas.

Cópia B é – ou era, naquela época em que a maioria de nós enviava cópias impressas em papel para o IRS – aquela que acompanha seu formulário 1040 que você envia ao IRS. Se você usar software tributário, insira essas informações (ou, se a opção estiver disponível, faça o upload) enquanto utiliza o método de arquivamento do computador para preencher o seu 1040.

Cópia 1 é para pessoas nos 43 estados e no Distrito de Columbia que cobram um imposto de renda e exigem que os registros anuais de devolução sejam enviados aos departamentos fiscais estaduais e / ou locais.

Copiar C é para seus registros. O IRS diz que se apega a ele por pelo menos anos após o prazo final para o arquivamento ou a data em que você realmente arquiva se receber uma extensão. Esse é o estatuto geral de limitações sobre quanto tempo o IRS tem para auditar seu retorno.

Eu digo: pendure sua cópia do W-2 de cada ano para sempre, anexada literalmente ao ser grampeada na cópia em papel da sua declaração anual de imposto ou como uma versão digital em sua pasta de impostos eletrônicos. Você deve manter todos os seus retornos reais para sempre. No entanto, você pode lançar a documentação de suporte após a limitação da auditoria de três anos.

Manter uma cópia de seus ganhos também pode ser útil quando você começa a coletar o Seguro Social. Se houver alguma dúvida sobre seu registro de trabalho ou ganhos e o valor dos benefícios de aposentadoria que você recebe, seu antigo formulário W-2 deve ajudar a respondê-los e garantir que você receba tudo o que é devido.


Terça-feira

Obrigado por me acompanhar neste post muito longo.
É o segundo em Não suje com impostosnovo recurso do formulário de imposto de terça-feira.
Prometo, mais uma vez, que os futuros não serão tão longos.

Enquanto você sempre pode verificar os arquivos em todas as postagens
que mencionam o IRS e outros formulários, estou fazendo os documentos fiscais
destacado neste novo recurso um pouco mais fácil de encontrar.

Eles serão coletados na nova página do blog do Formulário de imposto na terça-feira.


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