Preparadores de impostos que preparam a temporada: Um plano de segurança por escrito

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O mundo tributário é um twitter, literalmente nas mídias sociais e figurativamente para aqueles que não são viciados no componente de sociabilidade de seus dispositivos eletrônicos, agora que o Internal Revenue Service já está aceitando declarações de imposto de negócios e começará a receber formulários do ano fiscal 1040 de 2019 de pessoas físicas. 27 de janeiro.

Todos, de contribuintes a contribuintes e profissionais de impostos já estão trabalhando, com a maioria neste momento reunindo dados em preparação para os registros reais.

Para profissionais tributários, isso inclui um plano de segurança por escrito para proteger todas as informações fiscais e financeiras confidenciais que eles manipulam para seus clientes.

Tesouro de dados fiscais: Os dados fiscais contêm algumas das informações mais confidenciais sobre os cerca de 150 milhões de nós que enviarão devoluções este ano.

As declarações de ganhos oficiais (como W-2, 1099 e outros formulários relacionados a impostos) e as declarações de final de ano (de nossas contas correntes, poupança, aposentadoria e investimentos) contêm todos os nossos nomes, endereços, números de contas e, é claro, nossas Números de segurança.

Muitas das informações contidas nesses documentos vão aparecer em nossas declarações fiscais anuais.

Até agora, todos nós estamos aterrorizado por bem ciente da atração que essa informação representa para ladrões de identidade e outros criminosos. Portanto, temos o cuidado de garantir que esses dados cruciais sejam protegidos.

Segurança fiscal exigida: Preparadores de impostos respeitáveis ​​que milhões de nós contratam para lidar com nossos impostos também estão em alerta contra roubo de identidade na temporada de impostos.

Mas, só para ter certeza, o tio Sam exige que esses profissionais fiscais tenham um plano de segurança por escrito para proteger todos os dados fiscais de seus clientes.

É um requisito da Lei de Modernização de Serviços Financeiros de 1999 e administrada pela Federal Trade Commission.


Por que profissionais tributários são necessários
para criar um plano de segurança da informação por escrito.

A Lei Gramm-Leach-Bliley (GLBA), popularmente conhecida por sua
Nomes de autores do Congresso, mas oficialmente conhecidos como
Lei de Modernização de Serviços Financeiros de 1999, determina que
empresas definidas sob a lei como “instituições financeiras”
garantir a segurança e confidencialidade
de toda e qualquer informação do consumidor que coletar.

Preparadores profissionais estão incluídos
na definição da lei de instituições financeiras.

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Como parte de sua implementação do GLBA em 2003, a Federal Trade Commission (FTC) emitiu a Regra de Salvaguardas. Isso exige que as instituições financeiras afetadas sob jurisdição da FTC tenham medidas para manter as informações do cliente seguras.

Especificamente, a Regra de Salvaguardas exige que as empresas, incluindo profissionais tributários e seus escritórios, desenvolvam um plano escrito de segurança da informação que descreva seu programa para proteger as informações do cliente.

Plano de segurança específico: A FTC, ciente de que nem todos os preparadores de impostos (como contribuintes) são parecidos, oferece aos profissionais de impostos alguma margem de manobra na criação de seu plano.

Basicamente, diz a FTC, o plano de segurança de um preparador de imposto deve ser apropriado ao tamanho e complexidade da empresa, à natureza e ao escopo de suas atividades e à sensibilidade das informações do cliente que ele manipula.

Dito isto, a FTC tem certos requisitos absolutos.

Exige que cada instituição financeira:

  • Designar um ou mais funcionários para coordenar seu programa de segurança da informação;
  • Identifique e avalie os riscos para as informações do cliente em cada área relevante da operação da empresa e avalie a eficácia das salvaguardas atuais para controlar esses riscos;
  • Projetar e implementar um programa de salvaguardas e monitorá-lo e testá-lo regularmente;
  • Selecione provedores de serviços que possam manter as salvaguardas apropriadas, garantindo que o contrato exija que eles mantenham salvaguardas e supervisionem o manuseio das informações do cliente; e
  • Avalie e ajuste o programa à luz de circunstâncias relevantes, incluindo mudanças nos negócios ou operações da empresa ou nos resultados de testes e monitoramento de segurança.

Lembre-se dessas diretrizes ao criar ou reavaliar e atualizar seu plano de segurança de informações por escrito.

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Podem ser adicionadas especificações de segurança cibernética: Observe também que a FTC está fazendo uma reavaliação de sua regra de salvaguardas. Especificamente, nesta era crescente da conectividade online, a FTC propõe adicionar requisitos detalhados de segurança cibernética aos requisitos do GLBA.

“Embora nossa inovadora regra de salvaguardas original de 2003 tenha servido bem aos consumidores, as mudanças propostas são informadas pelos quase 20 anos de experiência em fiscalização da FTC”, disse Andrew Smith, diretor do Bureau of Consumer Protection da FTC. “Isso também mostra que, onde tivermos autoridade para decidir, vamos exercitá-lo conforme necessário para acompanhar as tendências do mercado e responder aos desenvolvimentos tecnológicos”.

Algumas das mudanças propostas incluem a necessidade de:

  • informações do cliente a serem criptografadas, tanto em trânsito quanto em repouso;
  • implementação de autenticação multifator para qualquer pessoa que acesse informações do cliente;
  • testes regulares e monitoramento contínuo dos principais controles, sistemas e procedimentos importantes; e
  • desenvolvimento de procedimentos para o descarte seguro de informações do cliente em qualquer formato que não seja mais necessário para suas operações comerciais ou outros fins comerciais legítimos.

Os comentários sobre as propostas da FTC foram encerrados em agosto passado. Os profissionais tributários devem estar alertas para qualquer uma dessas mudanças em potencial na Regra de Salvaguardas e, sempre que possível, chegar à frente da FTC e implementá-las agora.

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Os esforços de segurança tributária da Receita Federal também: O IRS e seus parceiros do Security Summit também têm trabalhado para educar os profissionais tributários (e seus clientes) sobre a necessidade de salvaguardas adequadas (ou mais) quando se trata de precauções contra roubo de identidade.

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O motivo é simples. Os vigaristas sabem que uma grande parte de um escritório de preparação de impostos é uma maneira muito mais fácil de obter dados de cupons de beau, que lhes permite arquivar centenas ou declarações fiscais falsas buscando reembolsos fraudulentos.

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Isso é muito mais fácil e mais eficiente do que roubar nossas identidades uma de cada vez. (Se apenas esses golpistas usassem suas habilidades para esforços legais, a economia estaria em melhor forma!)

Portanto, o IRS reiterou os requisitos do plano de segurança da FTC em uma recente dica de segurança para os preparadores de impostos.

Tais esforços educacionais parecem ter valido a pena, com a comunidade tributária profissional fazendo notáveis ​​progressos na proteção de segurança.

“Os parceiros da Cúpula de Segurança fizeram grandes progressos contra o roubo de identidade relacionado a impostos”, disse o comissário do IRS, Chuck Rettig.

Mas, observou o commish, “precisamos fazer mais e precisamos da ajuda dos contribuintes e profissionais da área tributária para continuar nosso impulso. Todos temos um papel a desempenhar, especialmente os profissionais tributários que permanecem entre os alvos mais cobiçados pelos ladrões de identidade. . “

Portanto, o lembrete para os profissionais tributários, se ainda não o fizeram, para criar esse plano de segurança da informação por escrito.

O IRS adicionou dicas de prevenção de roubo de identidade: O vídeo do plano de segurança do IRS no YouTube (que é uma captura de tela abaixo) destaca os pontos principais do plano de segurança de informações por escrito.

Preparador de imposto escrito plano de segurança IRS captura de tela de vídeo

Os preparadores de impostos também podem obter mais detalhes nas publicações 4557 do IRS, Salvaguardando dados do contribuinte e 5293, Guia de recursos de segurança de dados para profissionais do imposto.

E você – e por você, quero dizer profissionais de impostos e todos nós, arquivadores individuais – também deve conferir os “Impostos. Segurança. Juntos.” página online.

Possui dicas e links para contribuintes, empresas e profissionais de impostos sobre as etapas de segurança da informação que todos podemos adotar, durante a temporada de declaração fiscal de 2020 e além.

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